（ 1 ）召开专题会议，应先提出计划，报经分管院领导同意，院办统一协调。牵头部门要认真准备做好会议材料和会务的准备，注重会议效果。
（ 2 ）提请党委会、院务会会议决策的议题，由分管院领导提出，请党委书记或院长审定后列入议程。
（ 3 ）列入党委会、院务会讨论的议题，会前主管部门应进行充分的调研和论证，提出汇报材料和具体意见，属于请示性需决策的议题，应做好方案，供领导决策时参考。
